RUBIO & ABRIL ABOGADOS ASOCIADOS S.A.S

Nuestra Misión

Brindar asesoría legal integral y especializada en el sector del transporte terrestre automotor de carga, ofreciendo soluciones jurídicas efectivas y personalizadas con un enfoque preventivo y de cumplimiento normativo.

Nuestra Visión

Para el año 2030, consolidarnos como la firma jurídica de mayor referencia en el sector del transporte en Colombia, siendo reconocidos por soluciones legales innovadoras, confiables y sostenibles.

Nuestros Valores

• Respeto
• Honestidad
• Trabajo en equipo
• Ética profesional
• Compromiso con el cliente

ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA ANTE LAS SUPERINTENDENCIAS, MINISTERIO DE TRANSPORTE, ALCALDÍAS, SECRETARÍAS DE HACIENDA, DIAN Y DEMÁS ORGANISMOS DE CONTROL

• Contestación de Requerimientos administrativos y quejas presentadas por sujetos integrantes de la cadena de operación de transporte.
• Asistencia jurídica en procesos de apertura de investigación, incluyendo la elaboración y presentación de descargos, alegatos y recursos, así como la asesoría en la estructuración, solicitud y análisis de pruebas.
• Análisis jurídico y presentación de solicitudes de declaratoria de caducidad o pérdida de competencia sancionatoria, con base en las investigaciones en curso o archivadas.
• Asesoría y seguimiento durante las etapas persuasiva y coactiva en procesos de cobro por parte de las autoridades administrativas.
• Estudio, elaboración y radicación de solicitudes de revocatoria directa de actos administrativos, conforme a lo dispuesto en el Artículo 93 del CPACA, previó análisis de los antecedentes administrativos existentes.
• Formulación y radicación de derechos de petición en interés particular, general o en grado de consulta, conforme al Artículo 23 de la Constitución Política y la Ley 1755 del 2015.

DOCUMENTOS EN TRANSPORTE, CONTRATOS Y SITUACIONES EN PARTICULAR

El servicio incluye la asesoría jurídica integral en la estructuración, análisis, revisión y elaboración de documentos e instrumentos contractuales y operativos propios del Sector Transporte Terrestre Automotor de Carga, incluyendo:

• Contratos y demás instrumentos jurídicos. Elaboración, revisión y emisión de conceptos jurídicos respecto de contratos celebrados con contrapartes, tales como: Contrato de transporte, Contrato de vinculación temporal, Contrato con o sin administración, Contrato de arrendamiento, contratos internacionales de transporte (operadores de comercio exterior), así como otros instrumentos jurídicos reconocidos por la normatividad vigente y/o la jurisprudencia aplicable
•  Documentos propios de la operación de transporte. Asesoría en la elaboración, análisis y adecuado manejo de documentos relacionados con la operación de transporte terrestre en la modalidad de carga, tales como: Manifiesto de carga, remesa terrestre de carga, factura, planes de ruta, citas, ordenes de cargue, programación de actividades, documentos contables asociados, entre otros que se requieran según a operación específica.
•  Situaciones jurídicas operativas recurrentes en el sector. Emisión de conceptos y estrategias de manejo legal frente a casos particulares derivados de la relación con propietarios, tenedores y/o conductores de vehículos, tales como: Tiempos de espera “Stand By”, descuentos, regulaciones tarifarias “Sice Tac”, así como reclamaciones por faltantes, averías, pérdidas totales u otras contingencias propias de la dinámica del transporte.

CONTRATOS CIVILES

• Brindar asesoría jurídica especializada en materia de contratos civiles, que incluya la estructuración, verificación, análisis de riesgos y acompañamiento en los acuerdos contractuales de diversa naturaleza, tales como: Contrato de compraventa civil, arrendamiento, mandato, comodato, prestación de servicios, transacción, promesas de contrato y cualquier otro negocio jurídico de naturaleza civil requerido por el cliente.
• Redacción o ajustes contractuales en la elaboración de modelos contractuales, precisos a la normatividad vigente en Colombia y a las necesidades particulares del cliente.
• Revisión jurídica integral del contrato, análisis de cláusulas, identificación de riesgos, verificación de obligaciones, causales de incumplimiento, garantías, responsabilidad civil y mecanismos de protección.
• Negociación y soporte legal con el acompañamiento en reuniones presenciales y/o virtuales para la negociación de cláusulas contractuales con terceros.
• Emisión de conceptos jurídicos cuando se requiera profundizar en temas contractuales específicos.
• Asesoría preventiva con la(s) recomendación (es) estratégicas para minimizar el riesgo de litigios y/o fortalecer la seguridad jurídica en la ejecución del contrato.

ASESORÍA OPERADORES DE COMERCIO EXTERIOR (AGENTE DE CARGA, OTM Y DTA)

El acompañamiento legal integral, preventivo y reactivo en todas las actuaciones relacionadas con el cumplimiento de las normas aduaneras aplicables a las calidades de usuario que ostenten (Agente de Carga, OTM, DTA u Otros), incluyendo los siguientes componentes:

• Revisión, elaboración, negociación y adecuación de contratos internacionales, contratos con intermediarios aduaneros, acuerdos logísticos, cartas de responsabilidad, mandatos, documentos de transporte y demás instrumentos jurídicos utilizados en la operación de comercio exterior, garantizando su coherencia normativa y la adecuada asignación de riesgos contractuales.
• Asesoría en el cumplimiento de las formalidades aduaneras y en la ejecución de los procedimientos inherentes a cada calidad de usuario aduanero.
• Atención y resolución de consultas relacionadas con operaciones del régimen de tránsito aduanero, importación, exportación, zonas francas y depósitos habilitados.
• Identificación y prevención de riesgos penales derivados de inconsistencias en operaciones de comercio exterior, incluyendo la explicación de posibles alcances y consecuencias jurídicas. No obstante, se asocia con el apoyo legal relacionado con el Sipla, Siplaft, Sarlaft, Sagrilaft u otro Sistema de Administración de Riesgos (Ver Numeral 2.10).
• Conceptualización jurídica frente a las acciones u omisiones que puedan configurar infracciones aduaneras y acompañamiento en la elaboración y presentación de escritos de reconocimiento o allanamiento cuando corresponda.
• Asistencia en la elaboración de respuestas técnicas, completas y oportunas frente a Requerimientos Ordinarios de Información, emplazamientos y demás actuaciones notificadas por la DIAN.
• Acompañamiento en Procesos Administrativos Sancionatorios por infracciones aduaneras y en trámites de efectividad de garantías de cumplimiento.
• Representación y defensa en procesos de cobro persuasivo y/o coactivos adelantados por las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Asesoría jurídica continua respecto de las obligaciones aduaneras. Así mismo, la gestión legal en la obtención de conceptos, aclaraciones y orientaciones normativas ante autoridades competentes.
• Capacitación y actualización periódica en temas relacionados con operaciones de comercio exterior, gestión aduanera, agenciamiento de carga y nuevas normas.
• Asesoría en aspectos de seguridad u operaciones, tales como: la selección, uso, implementación y contratación de dispositivos electrónicos de seguridad y sistemas de trazabilidad aduanera, instrumentos documentales u otros útiles como soporte probatorio para mitigar riesgos y/o estructurar la prueba en caso de requerirse en requerimientos aduaneros y/o procesos judiciales.

ASESORÍA GENERADORES DE CARGA, INMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS Y/O CONTINGENCIAS EN LA CADENA OPERATIVA

Este servicio comprende la asistencia jurídica integral ante situaciones que involucren a generadores de carga, terceros intervinientes en la operación logística, y eventos asociados a la inmovilización o contingencias de los vehículos por carretera, incluyendo:

• Análisis de viabilidad legal y elaboración de conceptos jurídicos sobre contratos, acuerdos comerciales u otros instrumentos legales celebrados con generadores de carga y/o demás actores de la cadena logística.
• Revisión jurídica y recomendaciones respecto de ofertas comerciales, condiciones de vinculación y propuestas contractuales, a fin de proteger los intereses del contratante.
• Identificación y análisis de riesgo jurídico de potenciales contrapartes, mediante apoyo adicional en la verificación de antecedentes y debida diligencia, en complemento al proveedor de servicios de seguridad jurídica y cumplimiento contratado por la empresa, y con la respectiva emisión de concepto jurídico sobre los hallazgos.
• Acompañamiento jurídico, ya sea de forma presencial o virtual, en reuniones, diligencias o eventos asociados a las problemáticas que puedan surgir en el desarrollo de la operación.
• Gestión y trámite ante organismos de tránsito, autoridades judiciales o demás entidades competentes en relación con eventos suscitados por carretera.
• Asesoría, análisis normativo y acompañamiento en casos de inmovilización de vehículos, incluyendo la revisión de las causas, procedimientos administrativos y la formulación de estrategias de defensa.
• Asesoría integral en asuntos comerciales derivados de la operación, desde un enfoque técnico-jurídico respaldos en la experiencia especializada en el sector del transporte terrestre automotor de carga.

CARTERA PREJURÍDICA

El servicio comprende la gestión jurídica previa a la judicialización de las obligaciones a cargos de terceros deudores de la empresa, con el fin de optimizar la recuperación extrajudicial de cartera superior a 60 días e inferior a 90 días, e incluye:

• Análisis del título jurídico. Revisión jurídica del título valor o documento que presta mérito ejecutivo, a fin de emitir concepto sobre su validez, suficiencia y posibilidad de cobro por vía judicial, conforme a lo establecido en el Código General del Proceso.
• Evaluación de riesgo en cartera. Estudio de los criterios de riesgo asociados a la antigüedad de la obligación, solidez probatoria, cuantía, garantías respaldatorias y demás factores que incidan en la viabilidad del proceso, con el fin de determinar su tratamiento Prejurídico y posterior escalamiento a etapa judicial si fuere el caso.
• Gestión de cobro Prejurídico. Implementación de acciones extrajudiciales para la recuperación de cartera castigada, tales como: Elaboración y envío de comunicaciones de cobro, requerimientos escritos, llamadas de gestión, notificaciones Inter partes y demás mecanismos legales y razonables orientados al cumplimiento de la obligación.
• El eventual inicio del proceso ejecutivo judicial (cobro coactivo ante Juez de la República) se llevará a cabo previa evaluación de jurisdicción y competencia territorial, y estará sujeto a la suscripción de un contrato independiente de prestación de servicios profesionales, en el cual se establecerán los honorarios correspondientes al proceso en cuestión.
• Todos los gastos que se generen en el marco de la gestión Prejurídico (servicios de mensajería certificada, visitas presenciales, envío de comunicaciones, etc.) serán asumidos en un cien por ciento (100%) por el cliente, previa autorización y justificación de estos.

AUDITORIAS INTERNAS

El servicio comprende el diseño, ejecución y seguimiento de auditorías internas en áreas estratégicas para la operación de transporte terrestre automotor de carga, orientadas al cumplimiento normativo, la mitigación de riesgos y la mejora continua, e incluye:

• Simulacro de visita por parte de la Superintendencia de Transporte. Ejecución de un ejercicio diagnóstico tipo simulacro, con el fin de identificar hallazgos críticos y establecer el punto de partida de la asesoría, replicando el modelo de supervisión real por parte del ente de control.
• Auditoría en sistemas de cumplimiento y seguridad jurídica. Revisión integral del cumplimiento normativo en materia de Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT para el sector Transporte, con énfasis en la vinculación de transportistas y vehículos, así como las relaciones contractuales con estos actores.
• Auditoría de plataformas y sistemas obligatorios. Verificación y análisis del uso, consistencia y cumplimiento en plataformas tales como: Vigía 1, Sinst, Registro Nacional de Despachos de Carga – RNDC, SISI/PESV, Uiaf y demás sistemas tecnológicos exigidos por la regulación sectorial.
• Auditoría documentos y obligaciones legales aduaneras.
• Programación y ejecución de autorías internas por área o proceso. Evaluación periódica y planificada de los procedimientos internos de la empresa (operativos, legales, financieros, contractuales, etc.) con el fin de valorar su nivel de cumplimiento, identificar oportunidades de mejora y emitir recomendaciones correctivas o preventivas.
• Preparación Basc. Apoyo en el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Basc.
• Cumplimiento normativo generador de carga. Apoyo legal en el cumplimiento de las obligaciones del generador de carga como sujeto en la cadena de suministro.
• Operadores de comercio exterior. Depende de su (s) autorización (es) y/o permiso (s), el desarrollo de auditorías y revisiones en el cumplimiento normativo nacional.
• Otros temas específicos definidos por el cliente. Desarrollo de auditorías o revisiones especiales conforme a las necesidades particulares de la empresa o situaciones jurídicas concretas que así lo requieran.

ACOMPAÑAMIENTO JURÍDICO PREVENTIVO

Este servicio tiene como finalidad brindar el soporte jurídico permanente y actualizado, orientado a la prevención de riesgos legales y a la adecuada toma de decisiones empresariales dentro del marco normativo vigente. Incluye:

• Actualización normativa sectorial y transversal. Seguimiento e interpretación jurídica de las disposiciones normativas aplicables al sector Transporte Terrestre Automotor de Carga, así como aquellas de naturaleza transversal que incidan en la operación de la empresa (transporte de carga, generadores de carga u operadores de comercio exterior).
• Análisis de documentos emitidos por organismos de control, inspección y monitoreo. Estudio y concepto jurídico respecto de resoluciones, circulares, lineamientos, boletines e instrucciones administrativas expedidas por la Superintendencia de Transporte, el Ministerio de Transporte, la DIAN, y demás entidades con competencia regulatoria o fiscalizadora.
• Emisión de conceptos jurídicos especializados. Atención a consultas jurídicas formuladas por la empresa sobre temas específicos, con la emisión de conceptos debidamente sustentados que orienten la gestión legal y operativa.
• Elaboración y difusión de boletines jurídicos y operativos. Generación de boletines informativos periódicos que incluyan novedades normativas, criterios jurisprudenciales, alertas regulatorias y demás aspectos de interés para la gestión preventiva del riesgo jurídico.
• Redacción de derechos de petición en grado de consulta. Formulación de solicitudes de información o interpretación dirigidas a organismos de control, en nombre de la empresa, para obtener claridad sobre el alcance de normas, criterios técnicos o situaciones particulares.
• Atención a requerimientos específicos del cliente. Desarrollo de actividades puntuales conforme a las necesidades particulares del contratante, siempre que guarden relación con el objeto del acompañamiento jurídico preventivo.

CAPACITACIONES

• Documentos en el Transporte; Parte básica y específica en el sector Transporte.
• Equipos; Pesos permitidos en báscula, configuraciones de vehículos y vehículos con matrículas irregulares.
• Mercancías; Tipologías especiales.
• Relaciones económicas; Sicetac Versión 2.0., descuentos y otros.
• Régimen sancionatorio de la Superintendencia de Transportes.
• Informe Único de Infracciones del Transporte IUIT.
• Causales de inmovilización en carretera.
• Obligaciones legales en el Transporte (empresa de transporte, generador de carga, operadores logísticos, propietarios de vehículos, operadores de comercio exterior y demás conformantes de la cadena de suministro).
• Aspectos legales aduaneros.
• Plataformas tecnológicas; VIGÍA, SINST, SISI/PESV, UIAF y RNDC.
• Sarlaft, Siplaft, Siplaft, Sagrilaft, PTEE (Programa de Transparencia y Ética Empresarial) u otros Sistemas de Administración de Riesgos.
• Actualizaciones normativas.
• Otros en particular y específicos por el cliente.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO A LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCCIÓN MASIVA -SARLAFT-SIPLAFT-SIPLA U OTROS SISTEMAS

• Revisión normativa. Análisis jurídico del cumplimiento del sistema SARLAFT-SIPLAFT-SIPLA adoptado por la empresa, incluyendo sus políticas, procedimientos, matrices de riesgo, controles y documentación de soporte, así como la emisión de conceptos técnicos-jurídicos respecto de su adecuación frente a las disposiciones vigentes y sus eventuales modificaciones.
• Revisión y concepto sobre debida diligencia. Análisis jurídico y acompañamiento en la implementación del deber de debida diligencia y deber de cuidado frente a terceros (contrapartes, clientes, proveedores, aliados), particularmente en lo relacionado con la evaluación de riesgos asociados a la vinculación, permanencia o contratación, incluyendo la emisión de conceptos jurídicos en casos específicos.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – HABEAS DATA - TICS

• Revisión del sistema de protección de datos. Análisis integral de los elementos adoptados por la empresa en materia de tratamiento de datos personales, tales como: políticas internas, cláusulas contractuales, avisos de privacidad, autorizaciones, procedimientos de atención de consultas y reclamos, mecanismos de seguridad de la información, entre otros.
• Cumplimiento del RNBD. En caso de aplicar. Verificación del estado y contenido del registro de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y emisión de concepto jurídico sobre su adecuación a los lineamientos exigidos por la normativa.
• Capacitación y orientación normativa. Capacitación al personal directivo, administrativo y operativo de la empresa sobre el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de habeas data, tratamiento adecuado de la información personal, derechos de los titulares, deberes del responsable y encargado del tratamiento, así como los riesgos derivados del incumplimiento legal.
• Instrumentos jurídicos. Elaboración y análisis de los contratos de licencias de software; contratos de desarrollo, mantenimiento y soporte; Políticas y aviso de privacidad (legislación nacional e internacional) y; otros.

SEGUROS: CONTRATO DE SEGURO – PÓLIZA (S)

• Análisis jurídico de pólizas vigentes y futuras. Estudio, revisión y emisión de concepto jurídico sobre las condiciones generales y particulares de las pólizas de seguro contratadas o en proceso de contratación, con el fin de evaluar su cobertura, exclusiones, cumplimiento normativo y adecuación al riesgo asegurado.
• Acompañamiento ante la ocurrencia de siniestros. Apoyo jurídico estratégico orientado a la protección de los intereses de la empresa durante la gestión del siniestro, sin sustituir la labor legal de los abogados designados por la aseguradora. El acompañamiento incluye: i. Intervención para ejercer presión institucional y jurídica ante los abogados de la aseguradora, con el fin de agilizar la devolución de la carga, el vehículo, tráiler, remolque o semirremolque, ii. Gestión ante la Superintendencia de Transporte y demás autoridades, en solicitudes relacionadas con inmovilización, halado o trasbordo de carga, iii. Revisión de los hechos y emisión de concepto jurídico preliminar frente a eventuales procesos de responsabilidad civil o penal y iv. Atención a otros asuntos que se presenten en la realidad operativa del sector transporte terrestre automotor de carga.
• Conciliaciones en sede Administrativa. Acompañamiento a audiencias o diligencias de conciliación desarrolladas en la ciudad de Bogotá D.C. En caso de requerirse presencia fuera de esta jurisdicción, los gastos de desplazamiento y representación serán asumidos en su totalidad por la empresa contratante.

ASUNTOS LABORALES

• Contratos laborales e instrumentos jurídicos laborales. Análisis, revisión, elaboración y/o ajuste de los contratos laborales utilizados por la empresa, así como de otros instrumentos jurídicos relacionados con la vinculación de personal, según el régimen laboral aplicable, las necesidades operativas de la organización y la reforma laboral.
• Reglamento interno de trabajo y documentos laborales asociados. Revisión jurídica y asesoría en la estructuración, actualización o implementación del Reglamento Interno de Trabajo, manuales, circulares internas, políticas laborales y demás instrumentos de carácter normativo interno y externo.
• Conceptos jurídicos especializados. Emisión de conceptos legales sobre temas laborales específicos solicitados por la empresa, tales como: derechos y deberes del empleador y trabajador, suspensión, comisiones, justas causas y terminación del contrato, jornadas, descansos, licencias, medidas disciplinarias, reforma laboral y entre otros.
• Boletines normativos laborales. Elaboración y difusión de boletines jurídicos con novedades legislativas, jurisprudenciales o administrativas que afecten la gestión de personal, especialmente en sectores regulados o de alta rotación.
• Revisión integral y emisión de recomendaciones jurídicas respecto de la relación laboral, contractual y operativa con los conductores de la flota propia, orientadas a garantizar el cumplimiento normativo y la mitigación de riesgos laborales y administrativos.
• Gestión documental laboral. Elaboración de actas de descargos, formatos de terminación de contrato, constancias, llamados de atención, memorandos y demás documentos que se utilicen dentro del marco de la relación laboral.
• Auditoría laboral. Revisión integral de los procesos, contratos, registros, prácticas y documentación laboral, con el fin de verificar su conformidad legal, identificar riesgos y formular recomendaciones de mejora conforme a la normativa vigente.
• Reforma laboral. Socialización de la norma y cumplimiento normativo.

ASUNTOS SOCIETARIOS

• Elaboración, seguimiento y control de las Actas societarias.
• Redacción y preparación de documentos soporte requeridos para la actualización y/o modificación de datos de la empresa, incluyendo, pero sin limitarse al incremento de capital social, modificación de actividades económicas principales y demás trámites de carácter societario.
• Creación y modificación a los Estatutos Sociales.
• Elaboración de contratos, documentos y demás instrumentos jurídicos relacionados con asuntos societarios.

SERVICIOS JURÍDICOS POR FUERA DE LA ASESORÍA INTEGRAL MENSUAL

• Representación y atención de procesos judiciales en material civil, comercial, administrativa, penal, laboral y demás áreas en derecho que se adelanten con cualquier Juez o Magistrado de la República de Colombia.
• Asesoría y generación de documentos legales dirigidos ante el organismo de tránsito para realizar el proceso de normalización de los cupos y desintegración. El trámite y la tarifa directamente lo asumirá la empresa contratante.